Jak przekazać współpracownikowi niedokończone zadanie przed urlopem

Przed urlopem ustal, kto przejmie zadanie, i przekaż mu krótką notatkę: co jest gotowe, gdzie znajdują się pliki, co trzeba zrobić jako następne oraz jakie pytania pozostają bez odpowiedzi. Dodaj termin i osobę, która może podjąć decyzję podczas twojej nieobecności. Na koniec sprawdźcie wspólnie, czy współpracownik ma dostęp do materiałów i rozumie zakres zastępstwa.

Ustal, co dokładnie przejmuje współpracownik

Zacznij od celu zadania i oczekiwanego rezultatu. Przy przygotowaniu prezentacji może chodzić o gotowy materiał do zatwierdzenia, wersję roboczą do konsultacji albo samo uzupełnienie danych. Każdy z tych zakresów oznacza inną pracę. Jasny opis celu, terminu i zasad współpracy pomaga ustalić, czego oczekujesz od osoby przejmującej obowiązki.

Nasza propozycja: uzgodnij przekazanie odpowiednio wcześniej, aby druga osoba mogła uwzględnić je w swoim planie. Jeśli nie masz uprawnień do przydzielania jej pracy, ustal zastępstwo z przełożonym. Rozróżnij też czynności konieczne podczas urlopu od tych, które mogą poczekać do twojego powrotu.

Jaki rezultat ma powstać i do kiedy.
Które czynności obejmuje zastępstwo.
Co współpracownik może rozstrzygnąć samodzielnie.
Kto zatwierdzi efekt lub pomoże w razie przeszkody.

Opisz stan prac i wskaż właściwe pliki

Sformułowanie „prezentacja jest prawie gotowa” niewiele mówi osobie, która otwiera ją po raz pierwszy. Nasza propozycja: opisz osobno elementy ukończone, rozpoczęte i nieruszone. Wskaż również fragmenty wymagające sprawdzenia. Dzięki temu współpracownik będzie wiedział, które części może wykorzystać, a których nie powinien jeszcze przekazywać dalej.

Podaj bezpośredni link do aktualnego dokumentu oraz lokalizację materiałów pomocniczych. Jeżeli w folderze są różne wersje, nazwij tę, na której należy pracować. Wyjaśnij, czy dane źródłowe są już zatwierdzone. Sprawdźcie dostęp z konta osoby przejmującej zadanie; samo wysłanie linku nie potwierdza, że może ona edytować plik.

Nie przenoś do notatki całej historii projektu. Wybierz informacje, które wpływają na dalsze działania: ostatnie ustalenie, obowiązujący wariant i powód odrzucenia innej wersji, jeżeli bez niego łatwo byłoby wrócić do nieaktualnego pomysłu. Dłuższe materiały możesz wskazać linkiem z krótkim objaśnieniem.

Zapisz najbliższy krok i otwarte pytania

Opis zadania powinien dawać kontekst oraz wskazywać oczekiwany efekt. Pisemne ustalenia pozwalają później wrócić do informacji przekazanych podczas rozmowy. Przy zastępstwie warto zastosować tę zasadę także do pierwszej czynności: osoba przejmująca pracę powinna wiedzieć, od czego zacząć.

Nasza propozycja: zamiast „dokończ slajdy” wpisz „uzupełnij wykres na slajdzie 4 danymi z arkusza, a następnie prześlij wersję roboczą do zatwierdzenia”. Jeśli kolejny krok zależy od cudzej odpowiedzi, zaznacz tę zależność. Przy każdym otwartym pytaniu dopisz, kto może odpowiedzieć i co można robić w oczekiwaniu na decyzję.

Oddziel pytania od ustaleń. „Czy dodać porównanie?” oznacza brak decyzji, natomiast „dodaj porównanie” jest poleceniem. Jeżeli odpowiedź nie nadejdzie przed terminem, wskaż uzgodniony sposób postępowania lub osobę, do której należy skierować sprawę. Nie zostawiaj współpracownikowi konieczności zgadywania.

Wykorzystaj krótką notatkę przekazania

Poniżej przedstawiamy redakcyjną propozycję notatki na fikcyjnym przykładzie przygotowania prezentacji. Uzupełnij nazwy, terminy i linki zgodnie z rzeczywistymi ustaleniami. Notatkę umieść w uzgodnionym miejscu, do którego osoba zastępująca cię będzie mogła łatwo wrócić.

Zadanie i cel: przygotowanie prezentacji podsumowującej projekt na spotkanie zespołu.
Zakres zastępstwa: uzupełnienie brakujących danych i przekazanie wersji do zatwierdzenia przed spotkaniem.
Stan prac: układ prezentacji i opis działań są gotowe. Wykres na slajdzie 4 wymaga uzupełnienia. Slajd z wnioskami czeka na akceptację.
Pliki: aktualna prezentacja — [wstaw link]; arkusz z danymi — [wstaw link]. Pracujemy w podlinkowanej wersji prezentacji.
Najbliższy krok: sprawdź z osobą odpowiedzialną za dane, czy arkusz jest kompletny, następnie uzupełnij wykres.
Otwarte pytanie: czy uwzględnić porównanie z poprzednim projektem? Decyzję podejmuje [wstaw osobę]. Do tego czasu można poprawić formatowanie.
Termin i zatwierdzenie: wersja do sprawdzenia do [wstaw termin]; zatwierdza [wstaw osobę].
Podczas nieobecności: pytania i przeszkody kieruj do [wstaw osobę]. Postęp zapisuj w komentarzach dokumentu.

Potwierdź przekazanie przed wyjściem

Nasza propozycja: zakończ przekazanie krótką rozmową przy otwartym dokumencie. To okazja do wyjaśnienia niejasności oraz sprawdzenia, czy zapisany zakres odpowiada temu, co współpracownik zrozumiał. Ewentualne zmiany od razu dopisz do notatki.

Otwórzcie aktualną wersję pliku i sprawdźcie możliwość edycji.
Poproś współpracownika o wskazanie pierwszego kroku i najbliższego terminu.
Potwierdźcie osobę zatwierdzającą oraz kontakt w razie problemu.
Ustalcie miejsce zapisywania postępu, aby po urlopie można było łatwo przejąć zadanie z powrotem.